Byrjaðu grunnskráarkerfi
Það er mikið af fjárhagslegum upplýsingum sem þarf að skipuleggja og meðhöndla, og einfalt umsóknarkerfi getur gert þetta svolítið svigrúm. Þú getur í meginatriðum sundurliðað öll fjármálaskjölin þín í eftirfarandi flokka:
- Vátryggingar vegna
- Mikilvægt skjöl til að halda
- Hlutir til að henda eða tæta
Það er svo einfalt. Annaðhvort hefur þú reikning sem þarf að greiða, kvittun eða skjal sem ætti að vera vistað, eða eitthvað sem hægt er að farga. Það er undir þér komið hvernig þú vilt skipuleggja þessi atriði, en það getur verið eins einfalt og þú notar þrjár einstakar möppur merktar með ofangreindum upplýsingum.
Þegar þú færð póstinn eða fengið annað fjárhagslegt skjal skaltu taka smá stund til að setja það inn í rétta möppuna. Þannig eru reikningar þínar og mikilvæg skjöl í einum auðvelt að finna stað. Þú getur síðan reglulega flutt möppurnar og vistað varanlega mikilvæg skjölin og kastaðu eða endurvinna það sem þú þarft ekki.
Halda mikilvægu skjölum skipulögð
Þó að grundvallarumsendingarkerfið muni gera gott starf í því að halda daglegu fjármálum þínum í röð, þá viltu samt að skipuleggja mikilvæg atriði sem þú þarft að halda. Almennt er hægt að nota litla skráaskáp með einstökum möppum til að halda öllu í röð.
Nokkur dæmi um fjárhagsleg skjöl sem þú ættir að halda:
- Skatta skil
- Tryggingarskírteini
- Mortgage skjöl
- Fjárfestingar- og starfslok reikningsskýrslur
- Ábyrgðir eða þjónustusamningar
Hversu lengi geymir skjölin þín
Þar sem þú þarft að halda afrit af tilteknum skjölum, hversu lengi ættir þú að halda þeim í raun? Í sumum tilfellum gætir þú aðeins þurft að halda skjali eða mynd í stuttan tíma, en aðrir sem þú gætir viljað halda í mörg ár.
Hér eru nokkrar algengar fjárhagsupplýsingar og hversu lengi þú ættir að íhuga að halda þeim.
- Skatta skil. Þegar kemur að skattframtali þínum er mælt með því að þú geymir þau í sjö ár. Ef IRS vill endurskoða ávöxtunina eiga þau yfirleitt 3-6 ár til að fara aftur frá þeim degi sem þú skráðir. Með því að halda sjö ára fortíðarávöxtun á hendi munðu þig þakka og gera líf þitt miklu auðveldara ef þú færð endurskoðaðan. Ekki aðeins það en ef þú ætlar að kaupa heima eða annars þarf að sýna fram á tekjur til lánveitanda er gaman að hafa að minnsta kosti nokkra ára virði af gögnum innan seilingar.
- Mortgage skjöl. Þegar þú kaupir heimili sem þú ert að fara að setjast niður við lokunina og undirrita nafnið þitt á því sem virðist eins og hundruð síður. Almennt munt þú fá stóra möppu með afrit af öllu sem þú fórst við lokun. Þetta mun fela í sér skjöl frá bankanum sem lýsa láninu, upplýsingar frá fasteignafélaginu, mati og skoðunarupplýsingum og margt fleira. Þó að þú gætir ekki þurft að vísa oft til þessa, þá ættir þú að halda þessum skjölum á eilífu. Þú gætir þurft að vísa til þeirra í framtíðinni og þeir gætu veitt einhverjar mikilvægar upplýsingar þegar þú ferð að lokum að selja heimilið.
- Banka- og fjárfestingarreikningur. Ef það er eitt gott um internetið er það að þú getur oft dregið upp rafrænar afrit af bankareikningi þínum og fjárfestingarreikningi yfirlýsingar hvenær sem er. Þetta útilokar þörfina á að halda hverjum einasta yfirlýsingu sem þú færð. Samt er það góð hugmynd að endurskoða hverja greinargerð sem þú færð og ef þau eru ársfjórðungslega skaltu halda þeim þar til næsta yfirlýsing kemur. Þegar þú færð lok árs eða ársreiknings geturðu örugglega hellt öllum mánaðarlegum eða ársfjórðungslegum yfirlýsingum. Þetta mun skera niður hversu mikið af pappír þú þarft að skrá í burtu og að öllum líkindum er hægt að fá fleiri eintök á netinu eða með því að hringja í símann.
- Víxlar og kvittanir. Eins og þú færð gagnsemi og kreditkort víxla er það góð hugmynd að varðveita þetta í eitt ár eftir að hafa athugað hvort upplýsingarnar séu réttar. Mistök geta gerst og ef þú hefur afrit af yfirlýsingu þinni aðgengileg getur það auðveldað þér að deila um villu. Það sama gildir um kvittanir. Þú ættir að halda þeim nógu lengi til að bera saman við reikningsyfirlit bankans svo þú getir skilið einhverjar villur. Það er auðvitað nema kvittanir séu fyrir kaup sem hægt er að nota í skattalegum tilgangi. Í þessu tilfelli viltu halda þeim kvittunum í allt að sjö ár, líkt og skattframtali þín, ef þú ert með endurskoðun.
Gæsla upplýsingarnar þínar öruggar
Identity Theft hefur orðið stórt vandamál á undanförnum árum. Þjófar eru fær um að taka bita og stykki af persónulegum og fjárhagslegum sögu og nota það til að búa til falsa auðkenni sem geta eyðilagt inneignina þína, holræsi bankareikninga þína og annars gefið þér meiriháttar höfuðverk. Svo er mikilvægt að þú verðir og ráðstafað fjárhagslegum gögnum þínum rétt.
Fyrst af öllu skaltu íhuga að kaupa pappírs tætari fyrir heimili þitt. Öll þessi gamla gagnsemi reikninga og jafnvel ónotað kreditkort býður þér að fá í pósti í hverjum mánuði getur verið forsenda fyrir þjófnaður. Með því að útrýma ónotuðum skjölum þínum getur þú verið viss um að þú hafir lágmarkað líkurnar á því að einhver stela upplýsingunum.
Þetta þýðir einnig að þú ættir að tryggja skjölin sem þú geymir í húsinu. Ef þú geymir bara allt í pappaöskjum í kjallaranum hvað gerist ef það er flóð? Ár gagna gætu tapst. Það sama gildir ef það er eldur eða annar hörmung.
Þó að þú getir ekki verndað gegn hverjum einasta möguleika geturðu að minnsta kosti fengið sterkan, traustan og hugsanlega jafnvel eldföst skjalaskáp eða læsaílát sem mun halda skjölunum tiltölulega öruggum og úr röngum höndum. Þú þarft ekki að fara um borð, en þú vilt líka ekki að allt sé bara að sitja í nokkrum gömlum skópaskápum í skápnum þínum, heldur.
Að vera skipulögð getur jafnvel hjálpað erfingjum þínum
Ef eitthvað gerist fyrir þig getur skipulagt fjármálaskjöl hjálpað þeim sem vilja sjá um mál þitt eftir að þú ert farin. Þetta getur hagrætt uppgjör búðar þinnar. Ef þú hefur viljann er einnig mikilvægt að hafa kennsluskrá þannig að umsjónarmaðurinn veit hvar á að finna þessi skjöl.