Tegundir bókhaldslegra villna og hvernig á að koma í veg fyrir þau
Þú ættir að hafa í huga að þessar tegundir af villum eru erfiðustu til að bera kennsl á og leysa.
Villa um sleppingu
Villutakan fer fram þegar viðskiptin eru alveg sleppt úr bókum fyrirtækisins. Þú getur gleymt að slá inn kostnaðargreiðslu eða sláðu inn sölu á vöru eða þjónustu. Þessar færslur eru erfitt að greina. Þess vegna þarftu að ganga úr skugga um að þú hafir góðan tíma til þess að slá inn viðskiptin tímanlega. Algengasta ástæðan fyrir því að þessi viðskipti eru ekki færð er að skjölin (eins og reikningur seljanda) glatast. Þú ert ólíklegri til að missa eða misplafa þessar fylgiskjöl ef þú slærð þau inn tímanlega í hugbúnaðarkerfi bókhaldsins eins fljótt og auðið er.
Villa við afturköllun
Villa um afturköllun á sér stað þegar viðskipti sem eiga að hafa verið settar fram sem skuldfærsla er færð sem lán. Til dæmis getur þú slegið inn reikning sem greiðslu eða endurgreiðslu.
Þú munt ekki taka eftir þessari villu í prófunarreikningi þínum vegna þess að prófunarjafnvægið mun enn vera í jafnvægi.
Villa við meginreglu
Meginreglan felur í sér þegar þú eða bókamaður þinn notar rangar reikningsreglur. Þú getur kostnað eignir sem eiga að vera skráð sem eignir . Eignir og gjöld eru bæði skráð í bókunum sem skuldfærslur svo þetta er tæknileg villa.
Villa við framkvæmdastjórnina
Þóknun vegna þóknun er að þú slærð inn viðskipti í rétta flokks en rangt dótturfyrirtæki . Til dæmis mun þú fremja þessa villu ef þú notar greiðsluna á rangan reikning. Þú reynslusjúkdómurinn mun sýna rétta upphæð skulda frá viðskiptavini, en dótturfyrirtæki einstakra viðskiptavina þinnar verða rangar.
Villur dótturfélags
Villa um dótturfyrirtæki færist þegar villa er gerð við inngöngu í viðskiptum. Til dæmis, ef þú lán viðskiptavina $ 5.000 en færðu aðeins $ 500 sem lán og $ 500 afturköllun frá reiðufé reikningnum þínum, þá muntu komast að því að þessi villa er flutt í prófunarjafnvægið. Prófunarjafnvægið þitt verður rétt. Algengasta aðferðin við að greina þessar villur er að sinna bókhaldsstöðu. Halda áfram með fyrra dæmi, þú myndir greina þessa villu þegar þú framkvæmdi bankareikningar þínar . Þú myndir finna að þú myndir vera stuttir $ 4.500 af peningum á bankareikningnum þínum og þá gætuðu leiðréttu villuna.
Koma í veg fyrir villur
Þú verður að þróa góða innra eftirlit og ferli til að greina villur. Til dæmis viltu ganga úr skugga um að allar eyðublöð þín séu í samræmi þannig að starfsmenn geti komist inn í venja þegar þeir slá inn upplýsingar í bókhaldsforritið.
Þú verður líka að tryggja að þú hafir nóg starfsfólk til að geta séð um vinnuálagið. Understaffing mun leiða til þreytu starfsmanna sem mun leiða til þreytu starfsmanna, flýta vinnu og fleiri bókhaldsvillur.
Uppgötvun villur
Þó að þú viljir þróa aðferðir til að koma í veg fyrir villur þegar mögulegt er, þá eru villurnar sem taldar eru upp hér að framan að gerast á hverjum tíma. Þú getur ekki komið í veg fyrir að allar villur geri sér stað. Þú ættir að stunda ýmsar afstemmingar í mánuð og árslok til að greina margar villur svo að hægt sé að leiðrétta þau. Bankauppgjör , til dæmis, ætti að fara fram mánaðarlega. Fastafjármunir má aðeins sætta saman árlega svo þú getir tryggt að þú hefur bókað réttan upphæð afskriftir. Þú munt komast að því að ef þú leitar að leiðum til að koma í veg fyrir villur og hafa venja að framkvæma dóma og afstemmingu bókhaldsskrárinnar sem fyrirtækið þitt muni hlaupa vel og þú munir draga úr fjölda bókhaldsvillur þínar.